+31 (0)20 2060700info@devos.nl
De Vos & Partners Advocaten N.V. & Microsoft - SPLA: Blog 3

De Vos & Partners Advocaten N.V. & Microsoft - SPLA: Blog 3

SPLA, een gezond licentiebeheer en rapportage 

Aan de hand van uw maandelijkse rapportage aan de SPLA Reseller worden de SPLA licenties gefactureerd. Het SPLA model is in beginsel gebaseerd op de beschikbaar gemaakte software. Uit de rapportage dient te blijken hoeveel gebruikers toegang hebben tot de software en/of op hoeveel processoren en/of cores de software draait. Vanuit onze praktijk blijkt dat er toch regelmatig fouten worden gemaakt bij de rapportage. In deze blog worden er tips gegeven over het omgaan met de rapportage, licenties, licenties en de toewijzing, het onderhouden van software asset management en de rapportage met de End Customer Enrollment (ECE). 

Maandelijkse rapportage en het End Customer Enrollment

Artikel 11 van de SPLA beschrijft de verplichtingen rond de rapportage. Vanuit de SPLA Reseller is er een vastgestelde datum waarvoor een waarheidsgetrouwe en volledige opgave dient te worden gedaan van alle in gebruik zijnde en/of geïnstalleerde Microsoft software en daarmee het benodigde aantal licenties van de voorgaande maand. Hierbij dient tevens te worden gedefinieerd in welk land de eindgebruiker gevestigd is en of er sprake is van een zogenoemde End Customer Enrollment (ECE). De ECE dient te worden vermeld wanneer er bij een specifieke klant $ 1.000,= per maand of meer aan software voor eindgebruikers ter beschikking is gesteld. 

De ECE is te registreren door een melding te maken van de betreffende eindgebruiker bij de SPLA Reseller. De SPLA Reseller zal vervolgens een End User Request Form sturen naar Microsoft. Microsoft maakt daaropvolgend een nieuwe SPLA enrollment aan onder de naam van de eindgebruiker. De SPLA Reseller zal een nieuw ID aanmaken voor de desbetreffende eindgebruiker. Dit ID blijft gekoppeld aan de master agreement. Onder dit ID wordt het gebruik van de eindgebruiker gerapporteerd. De overige eindgebruikers worden onder het algemene SPLA ID gerapporteerd. 

Zero Use Reports

Gedurende de periode dat de SPLA loopt dient er maandelijks gerapporteerd te worden, ook als er geen Microsoft software in gebruik is bij de eindgebruiker. Een dergelijke rapportage wordt ook wel een zero use report genoemd. Een zero use report mag enkel worden aangeboden gedurende de eerste zes maanden van de SPLA. Na de zes maanden dient er minimaal een inkoopwaarden van $ 100,= te worden gerapporteerd om de SPLA actief te houden. Na drie opeenvolgende maanden niet rapporteren wordt de SPLA overeenkomst beëindigd. 

Het toewijzen van licenties

Hoewel de rapportage van het gebruik van de software achteraf plaats vindt, wordt vanuit de contractuele voorwaarden gegeven dat de licenties voorafgaand aan de installatie dienen te worden toegewezen aan een specifieke gebruiker of machine. Artikel 9 van de meest recente SPUR betreft ‘License Assignment and Reassignment’. Dit voorafgaande toewijzen betekent dat er verwacht mag worden dat er een administratie wordt bijgehouden van iedere licentie die toegewezen is aan een specifieke machine of (directe en indirecte) gebruiker. Wanneer software beschikbaar is gesteld aan de gebruiker, ongeacht of de gebruiker daar daadwerkelijk gebruik van zal maken, dient er een licentie toegewezen te zijn. Omdat het SPLA model een maandelijks betaalmodel betreft, mogen de licenties iedere maand aan een ander apparaat of gebruiker worden toegewezen. 

Een medewerker van Contoso B.V. vertrekt om gezondheidsredenen op 4 januari. In januari blijkt dat deze medewerker tot juni in ieder geval niet aanwezig zal zijn.  Wanneer de gebruiker een dag in een maand toegang heeft (dus enabled en niet disabled is) dient er voor de gehele maand een SAL te worden gerapporteerd. Voor januari dient de SAL voor deze gehele maand gerapporteerd te worden. Omdat de gebruiker een flink aantal maanden afwezig zal zijn is het verstandig om de toegang van deze gebruiker uit te schakelen zodat hij geen toegang heeft tot de SPLA software. Wanneer hij geen toegang heeft, is het niet nodig om na de maand januari een SAL te rapporteren tot de betreffende maand dat hij weer aan het werk zal zijn en zijn toegang weer hersteld is. 

Weet wat u in uw serverpark hebt draaien

Het SPLA model betreft niet-eeuwigdurende licenties waarbij maandelijks aan de SPLA Reseller gefactureerd wordt. De licentie aantallen zijn afhankelijk van hetgeen u daadwerkelijk in uw datacenter beschikbaar stelt. Met een software asset management inventory tool kunt u hiervan een inventarisatie maken. Er zijn verschillende partijen die goede SPLA tools aanbieden zoals Octopus, Xenapp en Snow. De rapportage die maandelijks aan de SPLA Reseller dient te worden doorgegeven, kunt u aan de hand van deze inventarisatie invullen. Hierbij is het belangrijk om iedere maand uw active directory op te schonen om te voorkomen dat u software geïnstalleerd hebt staan die niet in gebruik is.  

Intern gebruik van SPLA licenties

Met de MPN Partner Silver en/of Gold status kunt u een vastgesteld soort en aantal licenties voor intern gebruik inzetten. Wanneer deze status er niet is, of niet alle Microsoft software van de hosting provider dekt, dan biedt het SPLA model mogelijkheden. Zo kunnen hosting providers SPLA licenties rapporteren voor intern gebruik. Voorwaarde is dat het interne gebruik maximaal 50% van het totale gerapporteerde gebruik per product mag betreffen.  

Evaluatie, testen en demonstratie van software

Binnen het SPLA model is er ruimte om gratis gebruik te maken van de installatie van software op de interne server voor maximaal 90 dagen wanneer dit voor interne test of demonstratie doeleinden gebruikt wordt. Ter demonstratie mag er toegang worden gegeven aan maximaal 50 eindgebruikers en is dit toegestaan voor slechts 60 dagen.  

Tips voor het compliant gebruik van software binnen de SPLA

Om te waarborgen dat uw bedrijf zich aan de voorwaarden van de SPLA en de SPUR houdt, kunt u bij twijfels of onduidelijkheid van de licentievoorwaarden altijd contact opnemen met uw SPLA Reseller. Zij kennen de licentieregels en hebben professionals in huis die u hierbij kunnen helpen. Daarnaast kan uw SPLA Reseller u verdere tips geven over bijvoorbeeld welke inventory tooling u kunt gebruiken om de precieze aantallen software gemakkelijk inzichtelijk te krijgen en zo de correcte aantallen licenties te kunnen rapporteren.

Vorige blog: SPLA en het Fair Level Playing field
Volgende blog: SPLA, licensing tips en de meest gemaakte rapportage fouten

 

Geschreven door

Dennis van Beem

Partner

 
Maak een afspraak

Pieter Ballings

Advocaat

 
Maak een afspraak

Deel dit bericht



Laatste nieuws

08-11-2019 - door

Vacature: Ervaren HR business partner

**DE VOS & PARTNERS ADVOCATEN (DVP)** is een modern, informe... Lees meer

31-10-2019 - door

Wettelijk indexeringspercentage alimentatie voor 2020 bekend

**Wettelijk indexeringspercentage alimentatie voor 2020 beke... Lees meer

Copyright/Disclaimer © 2017 by De Vos & Partners N.V., Amsterdam, Nederland. All rights reserved. Created by Supreme being 21.3